Bitácora · guía de uso

Para Carmen. Va en el orden en que se hacen las cosas: primero saber qué es, luego instalar, luego dejar la consulta configurada, y después el día a día.

No hace falta leerla entera. Las secciones 2, 3 y 4 son de una sola vez. De la 5 a la 10 está lo que se usa todos los días, y es lo que conviene tener a mano. La 11, Avanzado, es lo que se hace una vez o el día que pasa algo: está al final porque no estorba, no porque sea menos importante.

1. Qué es Bitácora

Un programa de escritorio para llevar una consulta de psicología entera: a quién atiendes, cuándo, si te ha pagado y qué has escrito de cada sesión.

Se instala en el ordenador y los datos se quedan ahí, cifrados. No hay servidor, no hay cuenta de empresa y nadie más los puede leer. De ahí solo salen las copias de seguridad —que salen ya cifradas— y lo que tú decidas mandar: un correo de cita, una factura. Ningún dato de paciente sale por ninguna otra vía.

Lo que hace, en cinco líneas

La ventana

Una barra a la izquierda con esas cinco secciones, y a la derecha lo que hayas elegido. En esa barra hay además tres cosas:

• Arriba, junto a «Bitácora», un icono de nube que dice cómo está la conexión con Google. Explicado en Google a fondo.
• Abajo, Actualizar y reiniciar, que solo aparece cuando hay una versión nueva.
• Abajo del todo, Cerrar sesión, que devuelve a la pantalla de la contraseña sin cerrar el programa. Es lo que se pulsa al levantarse de la mesa: deja la sesión abierta pero los datos cerrados.

Lo que no hace

No diagnostica, no interpreta y no decide nada por ti. Cuenta puntuaciones de test y clasifica por tramos, pero la lectura clínica es tuya. Y no manda nada al paciente sin que lo hayas visto antes, con una sola excepción: el recordatorio automático de cita, que se configura una vez y va solo.

2. Instalar

Funciona en Windows, Mac y Linux, y es la misma aplicación en los tres: las pantallas, los datos y todo lo que cuenta este manual son idénticos. Lo único que cambia es qué archivo se descarga.

En Windows

1. Descargar el instalador, que siempre apunta a la última versión: https://github.com/CastilloStudio/bitacora-descargas/releases/latest/download/Bitacora-win-Setup.exe
2. Ejecutarlo. Sale una ventanita de progreso y, al terminar, la aplicación se abre sola.

Los datos van a Documentos\Bitacora. Si Documentos estuviera sincronizado con OneDrive, van a una carpeta local del equipo: la base trabaja en disco local, y a la nube van las copias.

En Mac

Hace falta un Mac con Apple Silicon (M1 o posterior).

1. Descargar el instalador: https://github.com/CastilloStudio/bitacora-descargas/releases/latest/download/Bitacora-osx-Setup.pkg
2. Abrirlo y seguir los pasos. Bitácora queda en Aplicaciones.

Los datos van a Documentos/Bitacora. Si tuvieras Escritorio y Documentos sincronizados con iCloud, van a una carpeta local del equipo.

En Linux

1. Descargar el archivo: https://github.com/CastilloStudio/bitacora-descargas/releases/latest/download/Bitacora-linux-x86_64.AppImage
2. Darle permiso de ejecución: clic derecho → Propiedades → Permisos → permitir ejecutar como programa. En terminal, chmod +x Bitacora-linux-x86_64.AppImage.
3. Abrirlo con doble clic. No instala nada: el AppImage es la aplicación.

Los datos van a una carpeta Bitacora dentro de tu carpeta personal.

Lo que vale para los tres

No pregunta dónde guardar los datos: eso ya está decidido. La ruta exacta se ve luego en Administración, debajo del título, y conviene saberla para las copias en USB.

Se actualiza sola. Cada vez que se abre comprueba si hay versión nueva; cuando la hay, aparece Actualizar y reiniciar al pie de la barra izquierda. Al volver a entrar, una ventana cuenta lo que ha cambiado. Se cierra al pulsar Aceptar, no antes: da tiempo a leerla. Sale una sola vez por versión.

Si algún enlace no funcionara, abrir https://github.com/CastilloStudio/bitacora-descargas/releases y descargar el archivo de tu sistema de la versión de arriba. En esa lista hay más archivos (.nupkg, .json…); no hacen falta.

3. Crear la consulta

Solo la primera vez. Al abrirla sale «Vamos a preparar la consulta».

1. Elegir un nombre de usuario y una contraseña de al menos doce caracteres.
2. Repetirla y pulsar Crear la consulta.
3. Sale una última pantalla, «Conectar con Google». Se puede hacer ahora o pulsar Ahora no y dejarlo para después. En los dos casos se entra a continuación en Administración.

Sobre la contraseña, que esto importa de verdad. Todo va cifrado con ella: la base de datos y también las copias de seguridad. No se guarda en ninguna parte, ni siquiera cifrada, así que nadie puede recuperarla: ni yo, ni Google, ni reinstalando. Si se pierde la contraseña y no hay clave de recuperación, los datos no se abren nunca más.

La clave de recuperación se genera en el paso siguiente y es el único seguro que existe contra eso.

Si ya hubiera una consulta en otro ordenador, en esta misma pantalla están Buscar en Drive…, Desde una carpeta… y Desde un archivo…. Explicados en Recuperar el acceso y los datos.

4. Dejar la consulta lista

Al entrar se aterriza en Administración, repartida en pestañas: Consulta, Tarifas, Mensajes al paciente, Cuestionarios, Seguridad y copias, Conexiones, Diagnóstico y Tema.

Para empezar a trabajar solo hacen falta cuatro cosas, y son las que vienen abajo. El resto viene ya puesto de fábrica o solo hace falta el día que lo necesites, y está en Avanzado.

4.1 Los datos de la consulta

Pestaña Consulta. Seis cosas:

• Datos de la profesional: nombre y apellidos, NIF, número de colegiada, dirección. Salen en las facturas y en los informes. El número de colegiada es obligatorio en la factura de un servicio sanitario. Pulsar Guardar datos.
• Consentimiento vigente: una etiqueta con la versión del documento que se está haciendo firmar (por ejemplo 2026-01). No es el documento: solo sirve para saber quién firmó qué. Al cambiar la versión, las fichas que habían firmado la anterior quedan marcadas, y al abrirlas sale un aviso de que hay que volver a firmar.
• Logotipo de la consulta: se estampa como marca de agua muy atenuada en facturas, informes y expedientes. Opcional, y se quita con Quitar.
• Firma de los correos: va al final de todos los correos que envía Bitácora —avisos de cita, recordatorios y facturas—, con el logotipo debajo si marcas Incluir el logotipo de la consulta. Se añade al enviar, así que no hace falta escribirla en cada mensaje ni se puede borrar sin querer al retocarlo. La primera vez sale una propuesta con tu nombre y tu número de colegiada, pero los correos no llevan firma hasta que pulses Guardar firma. Debajo se ve cómo le llegará al paciente.
• Aviso legal de los correos: el texto de protección de datos que va debajo de la firma, en letra pequeña, en todos los correos que envía Bitácora.

• Protección de datos en las facturas: la cláusula que va al pie de cada factura, en letra pequeña. Sale en todas las que exportes o envíes desde que la guardes, también en las que ya estaban emitidas.

  Los dos vienen propuestos con el texto de la consultora de protección de datos, con tu nombre y tu dirección ya puestos. Falta tu correo de contacto, que aparece como [correo de la consulta]: hay que escribirlo en su sitio. No se pueden guardar mientras quede algo entre corchetes, y hasta que pulses Guardar aviso legal o Guardar cláusula ni los correos ni las facturas los llevan. Si la consultora cambia el texto, se cambia aquí y se vuelve a guardar.

4.2 Tarifas y plazos

Pestaña Tarifas. Se guarda todo junto con Guardar tarifas.

• Tipos de terapia: lo que ofrece la consulta. Vienen dos puestas, Terapia individual y Terapia de pareja. Con Añadir se crean más: nombre (por ejemplo «Individual online»), precio, y marcar De pareja si necesita dos personas. El precio de cada terapia es el que se aplica a las sesiones de los casos abiertos con ella.
• Sesión individual, si viene uno solo: solo en las terapias de pareja, debajo del precio. Es lo que vale la sesión a la que viene uno de los dos (ver Cuando viene uno solo). Vacía, esa sesión vale lo mismo que la de pareja. Al ponerla, los casos de pareja ya abiertos que no la tenían la toman; los que ya la tenían conservan la suya.
• Enlace del consentimiento: debajo de cada terapia, la dirección de la página donde se rellena su consentimiento —cada terapia tiene la suya, porque el documento anuncia su precio y sus condiciones—. Copiar lo deja en el portapapeles para mandárselo por WhatsApp o por correo; Abrir lo abre en el navegador. Es lo que se manda antes de dar de alta a alguien: cuando llegue el PDF firmado, se adjunta en el alta y la ficha se rellena sola.
• Retirar una terapia: el interruptor de su línea. Deja de ofrecerse al abrir casos nuevos, pero no se borra nada: los casos que ya la usaban siguen igual y su historial de precios se conserva.

Y cuatro plazos:

Cambiar una tarifa solo afecta a lo que se agende a partir de ese momento. Las sesiones ya agendadas conservan el importe que tenían. Para cambiar el de una sola sesión, sin tocar la tarifa, está Cambiar el importe en la Agenda.

4.3 La clave de recuperación

Esto es lo más importante de toda la guía. Es lo único que permite entrar si se olvida la contraseña.

1. Administración › Seguridad y copias, bajar hasta Clave de recuperación.
2. Escribir la contraseña en Confirma tu contraseña.
3. Pulsar el botón de generar.
4. Sale un código de ocho grupos, tipo 4KWQ-9M2T-…. Pulsar Guardar en un archivo…, imprimirlo, y guardar el papel fuera del ordenador: una carpeta física, una caja fuerte, en casa.
5. Pulsar Ya la he guardado para que desaparezca de pantalla.

No sirve de nada guardarlo en el mismo ordenador, ni en el correo. Generar una clave nueva invalida el papel anterior.

4.4 Conectar Google

Opcional, pero sin ello no funcionan cuatro cosas: las sesiones no aparecen en el calendario, no se pueden crear enlaces de Meet, no salen los correos al paciente y las copias no suben a Drive.

Se conecta en Administración › Conexiones, cargando el archivo de credenciales client_secret.json y aceptando en el navegador con la cuenta de la consulta. De dónde sale ese archivo, cómo se desconecta y qué ve Google exactamente está en Google a fondo.

Lo que hay que saber hoy: al calendario solo va una etiqueta del tipo Sesión · AR-3f9c1b. Nunca el nombre del paciente ni el motivo de consulta, y el paciente no se añade como invitado.

5. Pacientes

El listado de la gente que pasa por la consulta. Abrir ficha —o doble clic sobre la fila— entra en la suya.

La lupa busca por nombre o por documento, así que vale el DNI si no recuerdas cómo se escribía el apellido. Y en la primera columna aparece una tarta junto a quien cumple años ese día, para poder felicitarle al entrar por la puerta. Sale solo ese día y no hace nada más. A quien nació un 29 de febrero se le marca el 28 los años que no son bisiestos.

Qué se enseña en el listado

De entrada solo quien tiene un caso abierto: lo normal es buscar a alguien que está en terapia, no repasar a todos los que han pasado por la consulta. El botón de la rueda dentada, junto a la lupa, añade dos casillas:

• Pacientes sin caso abierto: dados de alta pero sin terapia en curso.
• Pacientes archivados: las fichas archivadas, con una caja en la primera columna para distinguirlas.

A diferencia de las de la agenda, estas dos no se recuerdan: cada vez que se abre la aplicación el listado vuelve a empezar por la gente en terapia.

Ordenar el listado

El nombre y los apellidos van en dos columnas, y el listado sale ordenado por nombre —y a igualdad de nombre, por apellidos—, que es como se lee la tabla de izquierda a derecha. En la misma rueda dentada, debajo de las dos casillas, se puede cambiar a apellidos y nombre, que es el orden de listín de toda la vida.

Las tildes y la eñe van donde deben: Ángela entre Alba y Beatriz, y Ñuño entre Nadal y Ortiz.

El orden sí se recuerda, al revés que las dos casillas de encima. La diferencia tiene su motivo: aquéllas esconden fichas, y cada día conviene empezar viendo a quien está en terapia; un orden no esconde a nadie, así que dejarlo puesto no puede hacerte creer que a alguien no le diste de alta.

Las cabeceras de la tabla no ordenan al pulsarlas. El orden se elige en la rueda y solo ahí, para que no haya dos mandos diciendo cosas distintas.

Dar de alta a un paciente

Pacientes → Dar de alta. La ventana pide, de arriba abajo:

1. El consentimiento firmado, si ya lo trae. Se adjunta con Adjuntar PDF firmado… o arrastrándolo sobre el recuadro.
2. DNI o NIE, nombre, apellidos, fecha de nacimiento, teléfono y correo. El correo es opcional, pero sin él no se le pueden enviar avisos de cita.
3. El domicilio, también opcional —pero hace falta para facturarle, que la factura lleva la dirección del destinatario—. Va todo junto: calle, código postal, municipio y provincia. Media dirección no vale, y la ventana avisa.

Si el consentimiento se firmó en la web de la consulta, los datos se copian solos al formulario: nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento, teléfono, correo y domicilio. La provincia sale del código postal y el municipio del lugar de la firma, que conviene revisar. Todo queda a la vista para corregirlo antes de pulsar Dar de alta. Un consentimiento escaneado en papel se adjunta igual, pero sin copiar nada: los datos se teclean.

No se guarda nada hasta pulsar Dar de alta; si el alta no sale —un DNI repetido, por ejemplo— el PDF tampoco se queda guardado. Si se adjunta el que no era, Quitar.

Si esa persona ya tuvo ficha, el alta no la puede crear otra vez: avisa de que ese DNI ya existe y ofrece Abrir su ficha, que lleva directamente allí para registrarle el consentimiento nuevo.

Abrir un caso

Una persona dada de alta todavía no tiene terapia: las sesiones y los informes cuelgan del caso, no de la persona. Una misma persona puede tener a la vez un caso individual y uno de pareja, cada uno con su historia y su facturación.

Desde la ficha, arriba a la derecha, + Abrir caso. Se elige el tipo de terapia; si es de pareja, pide además a la otra persona con Elegir…, y esa persona tiene que estar dada de alta antes.

El botón está fuera de la ficha, junto al nombre, y no dentro: ahí abajo hay ya un desplegable de Caso que sirve para cambiar de caso en curso, y los dos juntos se confundían.

También se puede abrir en el mismo momento del alta, marcando Abrirle un caso al darlo de alta. Ahí, si la terapia es de pareja, la otra persona no hace falta que exista antes: Darla de alta a la vez la crea en la misma ventana.

Cuando son dos: el consentimiento de pareja

Si el PDF que se adjunta es un consentimiento de pareja, el diálogo se ensancha y pone a las dos personas una al lado de la otra, cada una con sus datos, y el caso que ofrece abrir es el de pareja. Si una de las dos ya tenía ficha (mismo DNI), lo dice al adjuntar y se usa la suya, sin cambiar sus datos: solo se le registra el consentimiento nuevo.

Lo mismo se puede hacer a mano, sin consentimiento: al marcar Abrirle un caso con una terapia de pareja, la otra persona se Elige… entre las fichas o se Da de alta a la vez. Quitar, en su cabecera, vuelve al alta de una sola persona.

Un consentimiento escaneado adjuntado así se registra a las dos. Uno individual de la web no, porque lo firmó una sola persona: para la pareja hace falta el de pareja.

Registrar el consentimiento después

Si no se adjuntó en el alta: ficha → pestaña Resumen → tarjeta Consentimiento informado → Registrar consentimiento firmado…. También vale arrastrar el PDF sobre el recuadro de puntos: se enciende cuando lo que llevas encima vale y se pone rojo cuando no (un Word en vez de un PDF, o varios archivos a la vez).

Queda guardado cifrado dentro de la ficha. Al lado, un icono y una línea dicen si está firmado y con qué versión. Ver consentimiento firmado… lo abre en una ventana aparte, descifrándolo en memoria: para mirarlo no hace falta dejar una copia suelta en el disco.

Los consentimientos no se pisan. Al registrar uno nuevo, el anterior pasa a Anteriores, debajo, con su fecha y su versión, y se abre igual con Ver…. El de arriba es el que vale hoy; los de abajo son la prueba de a qué consintió mientras estuvieron vigentes, que es lo que hay que poder enseñar si alguna vez se discute una sesión de entonces.

Cerrar un caso

Cuando la terapia termina: en la tarjeta del caso, Cerrar caso, y se indica la fecha. Un caso cerrado no admite citas nuevas, pero su historia, sus informes y sus facturas se conservan. Reabrir lo vuelve a activar.

Cerrar los casos hace falta, además, para poder suprimir la ficha más adelante: una ficha con casos abiertos no se puede suprimir (ver Derechos del paciente).

Archivar una ficha

Con los años se acumulan fichas de gente que ya no viene y que estorba al buscar. Botón derecho sobre su fila → Archivar, y deja de salir en el listado.

Archivar es solo una manera de ordenar la lista. No cierra sus casos, no borra nada, no le quita el correo y no tiene nada que ver con suprimir, que es el derecho del RGPD y va por otro sitio. Por eso no pide confirmación: se deshace igual de rápido, con Desarchivar en el mismo botón derecho.

Si alguien archivado vuelve a terapia, basta con abrirle un caso: sale solo del archivo, para que no quede escondido justo cuando más se le busca.

6. Agenda

El calendario de sesiones, y el sitio donde se cobra.

Los tres modos

Se eligen en la cabecera. Las flechas ‹ y › mueven un día, una semana o un mes según el modo; Hoy vuelve al presente.

• Día: la jornada hora a hora. La columna es ancha, así que cada sesión se lee sin abrirla: hora de inicio y fin, duración, paciente, importe y cobro. Arriba, cuántas sesiones hay, lo que suman y lo que queda por cobrar.
• Semana: una columna por día. Es el modo de trabajo y con el que se entra.
• Mes: para encuadrar el mes, no para cobrar. No hay panel de la derecha; hay un pie con las sesiones del mes, lo previsto, lo cobrado y lo pendiente, con la leyenda de colores. En cada casilla caben cuatro sesiones: si hay más, pone «+2 más».

En Día y Semana, una línea fina cruza la jornada de hoy por la hora que es. La franja va de las 8 a las 20 salvo que haya sesiones fuera de ella: entonces se estira, porque una rejilla más alta se baja con la barra y una sesión escondida no se ve nunca.

Del mes al día. En Mes, la franja estrecha con el número de semana abre esa semana; una casilla abre ese día; y pulsar una sesión baja a su día y la deja elegida en el panel. En el mes no se cobra, así que el clic lleva al único sitio donde sí se puede.

Qué se enseña

La rueda dentada, junto a los tres modos, despliega dos casillas. Las dos se quedan como se dejen, también al reabrir la aplicación.

• Fin de semana añade sábado y domingo. Viene apagado porque sin esas dos columnas las cinco de diario son bastante más anchas. Si hay una sesión en sábado o domingo, su columna sale igual: una preferencia de ancho no puede esconder una cita.
• Sesiones canceladas viene puesto. Al quitarlo dejan de dibujarse y su hora vuelve a ofrecerse como rato libre. Las ausencias («no asistió») no se esconden: esas se cobran íntegras y tienen que verse.

Esconderlas es una manera de mirar, no de contar: los pies del día y del mes siguen incluyendo todo lo que hay, esté a la vista o no.

Agendar una sesión

+ Nueva sesión. Se elige el caso, la fecha, la hora y la duración (30, 45, 50, 60, 75 o 90 minutos). El importe no se pide: sale de la tarifa del tipo de terapia del caso. Si esa sesión en concreto tiene que costar otra cosa, se cambia después desde su panel con Cambiar el importe.

• El caso se busca escribiendo el nombre del paciente. Entrando en el campo sin escribir nada se despliega la lista entera, para cuando no recuerdas el nombre exacto.
• Para online, dejar marcado Crear enlace de Meet. Si prefieres otro (Zoom, el que sea), se desmarca y se pega el enlace en el campo de abajo.
• Atajo: en Día y en Semana, al pasar el ratón por un rato libre aparece + Agendar a las …, que abre la misma ventana con ese día y esa hora puestos. Los ratos libres se ofrecen de media en media hora y solo de hoy en adelante.

Pulsar Agendar.

Dos sesiones no se pueden pisar. Si en ese hueco ya hay otra, lo dice y no agenda —y lo mismo al reprogramar—. Las canceladas no cuentan: su hora queda libre. Las de «no asistió» sí, que esas ocuparon la hora.

Tampoco se puede agendar hacia atrás, ni en un caso cerrado.

Cuando viene uno solo de la pareja

En un caso de pareja, la ventana de Nueva sesión pregunta además Quién viene: Los dos, que es lo que sale puesto, o Solo uno de ellos. Debajo dice lo que va a valer la sesión: la de uno solo vale el precio de Sesión individual de la tarifa (ver Tarifas).

Una sesión de uno solo es suya, y del otro no:

• En la agenda sale con su nombre delante: «Luis Mora · pareja con Ana».
• El aviso y el recordatorio le llegan solo a él. A Ana no se le ofrece ni aparece en la ventana del aviso, para que no se le pueda escribir por despiste.
• En Google Calendar va solo su etiqueta, no la de los dos.
• La factura se propone a nombre de quien vino, y se puede cambiar.
• En el expediente de Ana no sale esa sesión ni su factura (ver Acceso).
• Lo que se hable va a su historia clínica, que ya es de cada uno.

Si esa sesión se cancela con crédito, la de recuperación es otra sesión individual de la misma persona: el crédito vale lo que se pagó por ella.

Avisar al paciente

Justo después de agendar sale Enviar la cita, con el correo ya redactado: destinatario, asunto y mensaje, todo modificable. Enviar al paciente lo manda; Ahora no lo deja sin enviar. La sesión queda agendada en los dos casos: esa ventana solo decide si se avisa.

En una sesión de pareja salen los dos, cada uno con su correo y su marca, y los dos marcados. Desmarcando a uno, el aviso le llega solo al otro. Lo que se decide ahí:

• Vale solo para esa sesión. La siguiente vuelve a ofrecer a los dos.
• El recordatorio automático de esa sesión lo respeta: a quien se quitó tampoco le llega.
• Cada uno recibe su propio correo, nunca uno con los dos en el «Para»: así ninguno ve la dirección del otro.
• Si el texto pone el nombre ({paciente}, ver Mensajes al paciente), saluda a los marcados: «Hola Ana y Luis». Si ya lo has retocado a mano, Bitácora no te lo cambia y el saludo lo ajustas tú.

La misma ventana sale al reprogramar, con los datos de la cita nueva y el texto adaptado para que se entienda que es un cambio de hora.

Si el paciente no tiene correo en la ficha se puede escribir ahí mismo, pero ese correo no se guarda: vale para ese envío y nada más. Si va a seguir viniendo, conviene ponérselo en la ficha —si no, tampoco le llegarán los recordatorios automáticos—.

Por WhatsApp: clic derecho sobre la sesión → Abrir en WhatsApp. Se abre la conversación con el paciente (el teléfono de su ficha) y con el mismo texto ya escrito. En una sesión de pareja de los dos, el menú ofrece WhatsApp a Ana y WhatsApp a Luis, porque una conversación es con una persona. No se envía solo: se revisa y se pulsa Intro. No hace falta tenerlo guardado en los contactos.

Si el ordenador no tiene WhatsApp instalado se abre WhatsApp Web, y el texto queda copiado de todas formas. Si el teléfono de la ficha no se entiende —lleva letras, o son dos números—, Bitácora no abre nada y pide corregirlo: es preferible a escribir a quien no es. Un número de fuera de España se escribe con su prefijo, +44 7700 900123.

Copiar invitación, en el mismo menú, solo copia el texto.

WhatsApp no deja que un programa envíe mensajes por su cuenta desde un número normal, y es mejor así: el mensaje sale de tu mano y lo ves antes de mandarlo. Los recordatorios automáticos van por correo.

El recordatorio automático —el de Tarifas— se manda al abrir Bitácora, no por su cuenta con el ordenador apagado: si un día no se abre el programa, ese día no se avisa a nadie. Es a propósito, porque un envío que falla sin que nadie lo vea es peor que no enviarlo. Cada sesión se recuerda una sola vez, así que abrir y cerrar el programa varias veces no repite el correo.

El texto de los cuatro correos que escribe Bitácora se cambia de una vez para siempre en Mensajes al paciente. La firma que va al final de todos ellos, en Los datos de la consulta.

Los colores del cobro

Cada sesión lleva su color en el filete de la izquierda, y el texto que dice lo mismo sale en el panel de la derecha al elegirla (en Mes, en la leyenda del pie). El color va siempre acompañado de su texto: impreso en blanco y negro, o visto con daltonismo, no distingue una sesión impagada de una que se abona por haberse cancelado tarde.

Las sesiones que no llegaron a darse salen además tachadas: el color dice cuánto se cobra y el tachado dice si ocurrió, que son dos preguntas distintas.

De una sesión cobrada sin forma de pago —las de antes de que se guardara, o una cubierta con un crédito viejo— el panel avisa de que no consta cómo entró el dinero. Se arregla con Corregir la forma de pago, y hace falta: la factura la lleva impresa. Se dice aquí, que es donde se arregla, y no al intentar facturar.

Cobrar y cerrar una sesión

Al pulsar una sesión se llena el panel de la derecha:

• Pagada cobra por Bizum sin preguntar, que es como entra casi todo. La flechita del botón abre Pagada por Bizum y Pagada por transferencia. La forma de pago queda guardada y es la que sale impresa en la factura. (Anular el pago si se marcó por error.)
• Corregir la forma de pago, en una sesión ya cobrada: Se cobró por Bizum / Se cobró por transferencia. Cambia solo la forma; la fecha del cobro no se mueve, que es lo que pasaría anulando y volviendo a marcar. Si esa sesión ya estaba facturada, la factura no cambia: hay que rectificarla.
• Cambiar el importe: ver más abajo.
• Realizada: la sesión se dio.
• No asistió: no vino y no avisó. Se cobra.
• Reprogramar: la mueve conservando el importe y el pago. Es lo que se usa cuando el paciente no puede venir pero se le va a dar la sesión igualmente.

Si al dar una sesión por realizada ya estaba pagada, sale Emitir factura, que ofrece facturarla ahí mismo sin pasar por Facturación. Si el caso es de pareja se elige a quién se le factura. Ahora no la deja sin facturar.

Cambiar el importe de una sesión

Para cuando una sesión concreta cuesta otra cosa que la de siempre: alguien que este mes no llega y se le cobra menos, o alguien que paga de más. Cambiar el importe, en el panel de la sesión, pide el importe nuevo y, si se quiere, el motivo.

• Solo cambia esa sesión. La tarifa de Administración y el importe del caso no se tocan, y las siguientes salen con el de siempre.
• Debajo del importe queda lo que le tocaba y el motivo, para que una sesión a 40 € entre otras a 60 € no parezca un error. Poniéndole otra vez el importe de siempre, deja de constar como cambiada.
• El motivo es una nota tuya. No sale en la factura, ni en el resumen de la gestoría, ni en ningún correo.
• La factura sale por el importe nuevo, sin más: como una sesión más cara o más barata. Lo cobrado del mes y de Cuentas cuenta también el importe nuevo.
• Se puede cambiar antes o después de cobrarla: a veces lo que vale se sabe al recibir el pago.
• No se puede si ya está facturada (la factura dice lo que valió), si la cubre un crédito (vale lo que se pagó por la otra) o si se canceló sin cargo. Tampoco puede valer 0 €: una sesión que no se cobra se cancela sin cargo.

Cancelar

• Cancelar sesión es la cancelación normal. No hay que echar cuentas: el programa mira la hora y decide. Con el margen pactado por delante queda sin cargo; por debajo, se abona entera.
• Cancelar sin cargo es fuerza mayor: no se cobra aunque el aviso llegue tarde. Es la excepción que recoge el consentimiento, y la decisión de aplicarla es tuya.

Si la sesión ya estaba pagada, en vez de «Cancelar sin cargo» salen dos opciones, porque hay que decidir qué pasa con el dinero:

• Cancelar · dejar crédito para recuperar: el importe queda como crédito para una sesión de recuperación de ese mismo caso. Se pone una fecha límite —la que diga Administración; ampliarla más allá pide un motivo, que queda registrado—. Aquí no se miran las 24 h: perdonar un aviso tardío es decisión tuya.
• Cancelar · devolver el importe: no queda ni cobro ni crédito. El reintegro se hace por fuera.

Mientras el crédito existe, la sesión que lo generó muestra Ampliar plazo del crédito en el panel.

Recuperar la sesión

Al agendar una Nueva sesión de un caso con créditos disponibles aparece Cubrir con crédito. Si se elige uno, la sesión queda pagada sin cobrar de nuevo y se factura con normalidad al darla por realizada. Si el importe del crédito no coincide con el de la sesión, la diferencia se ajusta aparte.

En una pareja, el crédito de una sesión a la que vino uno solo dice de quién es («Crédito de 65,00 € · solo Luis»), y al elegirlo la sesión nueva queda también solo de él: Quién viene ya no se puede cambiar.

7. La ficha

Desde Pacientes → Abrir ficha, o doble clic sobre la fila.

Reúne los datos de la persona, sus casos, su consentimiento, su historia, sus informes, el material que se le haya pasado y los cuestionarios. Va por pestañas: Resumen, Historia, Informes, Material de trabajo y Cuestionarios.

Informes, material y cuestionarios cuelgan del caso, que se elige en el desplegable de arriba. La historia clínica y los datos son de la persona.

Corregir los datos

Pestaña Resumen, tarjeta Datos → Editar: nombre, apellidos, DNI o NIE, fecha de nacimiento, teléfono y correo. Descartar deja la ficha como estaba. El domicilio se corrige aparte, con su propio Editar, porque va todo o nada.

Se comprueba lo mismo que al dar de alta: el documento tiene que ser válido y no puede ser el de otra ficha, el correo tiene que estar bien escrito y la fecha de nacimiento no puede quedar en el futuro.

Cada corrección queda anotada en el registro de accesos, diciendo qué campos cambiaron. Eso es lo que acredita haber atendido una rectificación si el paciente la pide.

Si se cambia el nombre o los apellidos cambia también el seudónimo con el que la persona aparece en Google Calendar. Las citas ya creadas conservan el anterior.

La historia clínica

La pestaña se abre en lectura, con la historia ya compuesta tal y como queda. Para escribir, Editar. La primera vez está en blanco y vienen puestas las diez secciones de la plantilla, para rellenar debajo de cada una.

Se escribe como en cualquier procesador: se selecciona un trozo y se le da formato con la barra de arriba —Título, Subtítulo, negrita (Ctrl+B, o Cmd+B en Mac), cursiva (Ctrl+I), Viñeta y Cita—. Ver cómo queda enseña el resultado sin salir del editor, y Volver a escribir regresa.

Guardar y ver graba y devuelve a la lectura. Descartar sale sin guardar.

A tener presente es un campo aparte, debajo del editor. Lo que se escriba ahí se ve nada más abrir la ficha, en un aviso destacado: es para riesgo, o para cualquier cosa que no deba pasarse por alto. Nunca se rellena solo a partir del texto de la historia.

Informes

Elegir el caso arriba, escribir un título y Crear y escribir. Misma barra de formato y mismo Guardar y ver que la historia.

Los informes del caso salen en una lista. Al pulsar uno se abre en lectura, con Editar para retocarlo, Cerrar informe para volver a la lista y Exportar a PDF…, que lo saca con el logotipo de marca de agua si se subió uno.

Dictar en vez de escribir

En la barra del editor, tanto en la historia como en los informes, está Dictar. Se pulsa y se habla. El texto va apareciendo mientras se dicta: en cada pausa, lo dicho hasta ahí entra donde estaba el cursor, con su puntuación. Para acabar se pulsa otra vez (mientras graba dice Parar y cuenta el tiempo, en rojo); lo último que se dijo tarda un par de segundos en aparecer. Si no se había pinchado en el texto, va al final.

Mientras graba, al lado del botón se mueven unas barras con la voz. Si se habla y se quedan planas, no está oyendo: el micrófono no es el que toca, está silenciado o el sistema no da permiso. La primera vez, Windows o macOS pueden preguntar si Bitácora puede usar el micrófono; si se dijo que no, Bitácora avisa de dónde activarlo (en Windows, Configuración › Privacidad y seguridad › Micrófono).

Lo dictado entra como si se hubiera tecleado: se revisa antes de guardar. Los nombres propios y las siglas son lo que más se equivoca. Ayuda hacer una pequeña pausa al terminar cada frase: es por donde se va cortando para escribir, y así cada trozo lleva frases enteras, con su punto. Si te paras a pensar a mitad de una frase, Bitácora puede tomarla por acabada y ponerle punto: se corrige al repasar. Se puede dictar un informe entero de un tirón.

La primera vez pide descargar el reconocimiento de voz (unos 550 MB). Es una sola vez; después funciona sin internet.

La voz no sale del ordenador. Se transcribe en el propio equipo, no en ningún servicio de internet, y la grabación no se guarda: en cuanto está el texto de cada frase, se borra. Si se sale del editor mientras graba, lo que faltaba por escribir se tira.

Es para dictar, no para grabar la sesión con el paciente.

Material de trabajo

Tests pasados, escalas, lo que se le haya dado. Se registra con nombre (por ejemplo WAIS-IV o BDI-II), fecha, notas o interpretación si se quiere, y el archivo —arrastrándolo sobre el recuadro de puntos o con …o elegir archivo y guardar—.

El archivo (PDF, o una foto o escaneo en JPG o PNG) se guarda cifrado dentro de la ficha: en disco no queda nada legible.

Con un material elegido de la lista:

• Previsualizar lo abre en una ventana aparte —las imágenes tal cual, los PDF como una imagen por página—, descifrándolo en memoria.
• Guardar copia… lo descifra y lo deja donde se diga, para adjuntarlo a un informe o abrirlo con otro programa.
• Eliminar borra el material y su archivo. Queda anotado en el registro de accesos.

Cuestionarios

Un cuestionario es una lista de preguntas con opciones y una forma de puntuarlas (sumar, invertir los ítems de control, clasificar por tramos). Los que aparecen aquí son los que estén publicados en Administración: prepararlos se explica en Preparar cuestionarios.

Para pasar uno: elegirlo en el desplegable, Cumplimentar…, marcar cada respuesta y Guardar. La puntuación y el tramo salen al momento. Si quedan respuestas sin marcar y el cuestionario no lo permite, se guarda como incompleto.

Con uno elegido de la lista: Ver respuestas lo reabre en solo lectura, las notas se pueden editar, y Eliminar lo borra (queda anotado en el registro).

Bitácora no interpreta clínicamente: solo cuenta y clasifica según lo que diga cada plantilla.

8. Facturación

Elegir el caso, a quién se factura y la sesión concreta → Emitir.

Cada factura es de una sola sesión. El desplegable solo ofrece las que están ya dadas y ya cobradas y que no se hubieran facturado antes. Si un caso tiene varias pendientes, hay que emitir una factura por cada una.

La factura sale exenta de IVA por el artículo 20.Uno.3º de la Ley del IVA, que es lo que corresponde a la asistencia sanitaria.

El concepto sale como «Prestación de servicios», y se puede cambiar en el campo Concepto antes de emitir. En el aviso que sale al cobrar una sesión en la agenda viene plegado, con el concepto a la vista: se despliega pulsando en él. Conviene dejarlo así de genérico: que no diga la modalidad, ni la fecha de la sesión, ni nada de lo que se trató. Esa factura puede acabar en manos de terceros —una mutua, una gestoría, quien la encuentre en un cajón— y todo eso, cruzado con un nombre y un NIF, es un dato de salud. Una vez emitida, el concepto ya no se cambia; si hace falta, la rectificativa sale con el mismo.

Sin domicilio del paciente y sin forma de pago, la factura no sale. Son contenido obligatorio del impreso, y una factura emitida ya no se retoca. Si falta el domicilio, se completa en la ficha; si la sesión no dice cómo se cobró, se arregla en la Agenda con Corregir la forma de pago.

Con una factura seleccionada del listado:

• Previsualizar… la enseña tal y como saldría impresa, sin sacar ningún archivo al disco. Desde esa misma ventana se puede exportar a PDF.
• Enviar al paciente… se la hace llegar por correo con el PDF adjunto. Se abre una ventana con el mensaje ya redactado y el correo de quien la paga puesto, si lo tiene en su ficha. Hace falta Google conectado.
• Exportar a PDF… la saca para guardarla o mandarla a mano.
• Emitir rectificativa corrige un error. Explicado en Rectificar una factura.

La columna Situación dice en qué estado quedó cada una: Vigente, Rectificada o Rectificativa de…. Ninguna se borra: todas quedan guardadas y numeradas.

9. Cuentas

Elegir el mes arriba a la derecha (el selector va por mes y año, sin día). El mes vale para las tres pestañas: Ingresos, Gastos y Balance.

Ingresos

Lo que suele pedir la gestoría: cuántas sesiones hubo por estado, el total cobrado y el detalle de cada cobro con fecha, nombre, NIF, dirección e importe —los mismos datos que llevaría la factura, aunque esa sesión no se haya facturado todavía—.

Va por lo cobrado, no por lo facturado. Si una sesión de agosto se cobró en agosto pero no se factura hasta septiembre, cuenta en agosto: el mes en que entró el dinero. No hace falta tener las facturas al día para sacar el resumen.

Créditos de sesión. Si en el mes hubo créditos, sale un bloque con cuántos se generaron, cuántos se consumieron y cuántos quedan. Sirve para que la gestoría entienda un cobro que ese mes no cuadra con ninguna sesión ni factura: el dinero entró, la sesión llega después. El importe cuenta una sola vez, el mes en que se pagó.

No aparece el tipo de terapia, ni en el recuento ni en el detalle: el documento va a un tercero, y cruzar a una persona con una modalidad de terapia sería darle un dato de salud que no necesita.

Dos botones para sacarlo de ahí:

• Exportar a PDF… lo saca con los datos fiscales y el logotipo.
• Exportar facturas del mes… empaqueta en un ZIP todas las facturas emitidas ese mes, cada una en su PDF. Si el mes no tiene ninguna, avisa en vez de dar un ZIP vacío.

Y un tercero, Subir a Drive para la gestoría, explicado en La gestoría en Drive.

Gastos

Alquiler, cuota del colegio, seguro, material… Anotar gasto pide concepto, importe y fecha. La fecha se propone dentro del mes que se está mirando; si se elige una de otro mes, el gasto va a ese mes y la aplicación avisa de dónde ha ido. La papelera de cada fila lo quita.

Los gastos se consultan aquí y en el balance; el PDF que se exporta para la gestoría recoge los cobros.

Balance

Arriba, lo cobrado, lo gastado y el balance del mes. Debajo, el año mes a mes, que se puede ver de dos maneras con el selector de la derecha:

• Gráfico: una barra azul con lo cobrado y otra naranja con lo gastado en cada mes, con el mes elegido sombreado detrás. Una raya gris sobre cada barra azul marca lo que se cobró ese mismo mes del año anterior: si la barra pasa de la raya, ese mes ha entrado más que entonces. Al pasar el ratón por encima de un mes salen sus cifras, también la del año anterior, y al pulsarlo se elige ese mes, igual que en el selector de arriba: cambian las cifras del mes y las otras dos pestañas. Si el año anterior no tuvo ningún cobro —el primer año con Bitácora, por ejemplo—, la raya no sale.
• Tabla: las mismas tres cifras en filas, con el mes elegido en negrita. Un balance negativo sale en rojo.

El total del año sale en la leyenda del gráfico, al lado de cada color, y en la tabla, en la última fila. Bitácora recuerda cuál de las dos se dejó puesta la última vez.

El año es el natural, de enero a diciembre, que es como cuentan Hacienda y la gestoría. Para ver otro año basta con elegir cualquier mes de ese año arriba.

10. Copias de seguridad

Se hace una copia al cerrar la aplicación, una vez al día. Va cifrada con la misma contraseña y, si Google está conectado, sube sola a Drive, a la carpeta «Bitácora · copias de seguridad».

La copia diaria (bitacora-….zip) solo lleva la base de datos: es pequeña y se conservan los últimos días. Los documentos adjuntos —consentimientos, informes, material de trabajo— se guardan aparte, un solo ejemplar de cada uno, en la carpeta copias/adjuntos de al lado y en su equivalente en Drive. Así la copia de cada día no vuelve a arrastrar los mismos documentos.

En Administración › Seguridad y copias se puede forzar una con Hacer una copia ahora, decidir cuántos días se conservan (30 de fábrica) y ver las que hay en Drive.

Para llevarse una copia en un USB hay que copiar la carpeta copias entera —el .zip y la carpeta adjuntos—, no solo el archivo. Está dentro de la carpeta de datos, normalmente Documentos\Bitacora\copias; la ruta exacta aparece en Administración, debajo del título.

La carpeta de datos va siempre en disco local, nunca dentro de Drive, Dropbox ni OneDrive, y la aplicación se encarga de que así sea. A la nube van las copias, que es para lo que la nube sirve aquí: salen ya cifradas y nadie las toca mientras se trabaja.

Lo que producen ya va cifrado, así que una copia puede dejarse en un disco externo o en la nube sin que nadie más pueda leerla. Cada copia lleva dentro un LEEME.txt con las instrucciones para abrirla, porque el día que se abre puede que no haya aplicación, ni ordenador, ni a quien preguntar.

Recuperar a partir de una copia está en Recuperar el acceso y los datos.

11. Avanzado

Nada de aquí abajo hace falta para el día a día. Son cosas que se configuran una vez, o que solo se usan el día que pasa algo: que se pierde el móvil, que un paciente pide su expediente, que hay que cambiar de ordenador.

No están aquí por ser secundarias —alguna es de las más importantes que hay—, sino porque no se tocan a diario.

11.1 Verificación en dos pasos

Opcional y recomendable. Añade un segundo candado: además de la contraseña, un código de seis dígitos que va cambiando y que sale de una app en el móvil (Google Authenticator, Aegis, 1Password, la que sea).

1. Administración › Seguridad y copias, bajar hasta Verificación en dos pasos.
2. Escribir la contraseña y pulsar Activar….
3. Sale un código QR. Abrir la app de verificación en el móvil, darle a añadir cuenta y escanearlo. Si no se puede escanear, teclear a mano el texto de debajo del QR.
4. La app empieza a mostrar un código de seis dígitos. Escribirlo en la casilla y pulsar Activar.

A partir de ahí, cada vez que se entre se pedirá la contraseña y después ese código. Para desactivarlo hacen falta la contraseña y un código válido.

Si se pierde el móvil, se entra con la clave de recuperación en papel: al hacerlo, la verificación en dos pasos se apaga y hay que volver a configurarla con el móvil nuevo. Por eso el papel sigue siendo imprescindible aunque se use el segundo factor.

La hora tiene que estar bien. El código depende del reloj: si el del ordenador o el del móvil va desajustado más de medio minuto, se rechaza. Con la hora automática activada en ambos no hay problema.

11.2 Google a fondo

El archivo de credenciales

Conectar Google necesita un archivo client_secret.json, que se descarga de Google Cloud al crear un ID de cliente de OAuth de tipo «Aplicación de escritorio». Se carga en Administración › Conexiones con Cargar client_secret.json…; después, Conectar con Google abre el navegador para aceptar con la cuenta de la consulta.

En esa misma pestaña, una vez conectada:

• Desconectar corta la conexión y revoca el permiso en Google. A partir de ahí no se vuelca nada al calendario, no salen correos y las copias no suben a Drive, hasta que se vuelva a conectar.
• Cambiar credenciales… sustituye el client_secret.json por otro, para cuando se rehace el proyecto en Google Cloud.

El icono de la nube

Arriba en la barra lateral, junto a «Bitácora», un icono dice cómo está la conexión, estés en la sección que estés:

• Gris: hay internet y Google funciona.
• Ámbar (nube tachada): hay internet, pero Google no está operativo — la cuenta está sin conectar, hay que volver a conectarla, o Google no responde.
• Rojo (wifi tachada): no hay internet.

Al pulsarlo se ve el detalle —Internet, Calendar y Meet, Drive— con Comprobar ahora e Ir a Conexiones. Si dice «Hay que volver a conectar», es que Google ha retirado el permiso (pasa al cambiar la contraseña de la cuenta): basta con pulsar otra vez Conectar con Google.

Si se va la conexión

Al perderla —o al abrir la aplicación sin ella— sale una franja encima de la sección con lo que no va a funcionar mientras dure. Se cierra con el aspa y no vuelve a salir hasta el siguiente corte; cuando vuelve la conexión se va sola.

Se puede seguir trabajando: todo se guarda en el ordenador. Una sesión que se agenda, se mueve o se cancela sin conexión queda marcada: en la agenda lleva una nube tachada junto a la hora, y en su detalle lo dice. Lo único que no se puede hacer sin conexión es agendar una sesión con Meet: el enlace lo crea Google.

Mientras haya alguna marcada, encima de la agenda sale una línea que dice cuántas son, sea cual sea su fecha. Su botón Pasar a Google Calendar las deja todas al día de una vez. Si Google vuelve a fallar a mitad, se para ahí y dice cuántas quedan: basta con pulsarlo más tarde. El mismo botón está en el detalle de cada sesión, para pasar solo esa.

Mientras se sepa que no va a funcionar, el botón no aparece y en su lugar se dice por qué. Vuelve solo en cuanto el indicador ve que todo va bien.

Si se mueve o se borra una sesión desde Google Calendar

Bitácora mira, al abrir la agenda y como mucho cada dos minutos, si alguna de sus sesiones se ha movido o borrado en Google —por ejemplo, desde el móvil—. No lo aplica solo: moverla o borrarla allí se salta el aviso de 24 horas, el crédito de sesión y el aviso al paciente.

Encima de la agenda sale una línea con cuántas hay, y Revisar lleva a la primera y la deja elegida. En su detalle:

• Si se movió: Aceptar la hora de Google la reprograma también aquí y ofrece avisar al paciente, como al reprogramar. Dejarla en Google como estaba la devuelve a su hora en el calendario.
• Si se borró y de verdad no se va a dar: se cancela con los botones de siempre, y la línea desaparece. Si se borró sin querer: Volver a ponerla en Google.

Si en Google se vuelve a dejar a su hora, el aviso se quita solo. Alargar o acortar el evento allí no cuenta: solo la hora de inicio, que es la que tiene el paciente.

Qué ve Google y qué no

En el calendario solo aparece una etiqueta del tipo Sesión · AR-3f9c1b: nunca el nombre del paciente ni el motivo. Una sesión de pareja lleva las dos etiquetas, y la de uno solo, solo la suya. El paciente no se añade como invitado. Bitácora solo mira sus propias sesiones: las citas personales del mismo calendario no se leen.

Cada sesión lleva además un color según el cobro —amarillo pendiente, verde pagada, morado recuperación con crédito—, que cambia solo al marcar o anular el pago, y avisa unos minutos antes (ver Tarifas).

Las copias que suben a Drive van cifradas: Google recibe bytes que no puede leer. Lo único que queda legible en Drive es la carpeta de la gestoría.

11.3 Mensajes al paciente

Bitácora escribe sola cuatro correos: dar una cita, cambiarla de hora, el recordatorio de unas horas antes y enviar una factura. En Administración › Mensajes al paciente se elige cuál en el desplegable de arriba y se reescriben el asunto y el mensaje.

Vienen escritos de fábrica, así que no hay que tocar nada para empezar. Y esto es solo el borrador: el correo se puede seguir retocando en el momento de enviarlo.

Los datos se ponen con los botones. La fecha, la hora, el nombre, el enlace y las horas de aviso cambian en cada cita, así que en el texto van como un hueco. No se escriben a mano: se pone el cursor donde se quiere que salgan y se pulsa el botón —fecha, hora, paciente, enlace, horas de aviso—. En pantalla se ven entre llaves ({fecha}); al paciente le llega el dato.

Cada mensaje tiene los suyos. El de la factura no lleva hora ni enlace, sino número de factura e importe; los botones cambian solos. Poner el hueco de otro mensaje se considera una errata y no deja guardar: saldría en el correo con las llaves y todo.

Una regla, la única: la línea que lleve el enlace desaparece entera cuando la cita no es online. Por eso el enlace conviene dejarlo en su propia línea, y no metido en mitad de un párrafo que haga falta.

A la derecha, Así le llegará enseña el correo terminado con datos de ejemplo según se escribe, y la casilla Verlo como una cita online sirve para comprobar cómo queda con enlace y sin él.

Si algo no cuadra sale avisado en rojo y Guardar el mensaje no deja pulsarse hasta arreglarlo: más vale verlo aquí que en el correo que ya ha salido. Volver al texto original deja el mensaje como venía de fábrica.

Lo que no debe ir en estos correos: nada de lo que se habla en sesión. Un correo acaba leído por quien no debe más veces de lo que uno cree, y por eso el texto de fábrica solo dice día, hora y enlace. Tampoco va la fecha de la sesión en el correo de la factura: cruzada con un nombre cuenta que esa persona fue a consulta y qué día, y eso no hace falta para cobrar.

11.4 Preparar cuestionarios

En Administración › Cuestionarios. Solo los publicados aparecen al cumplimentar en una ficha.

Un cuestionario se define en un archivo JSON —lo normal es pedirle a una IA que lo genere siguiendo docs/cuestionarios.md—. Para meterlo:

1. Importar JSON… abre una ventana donde se puede Cargar archivo… o pegar el JSON directamente.
2. Validar comprueba que está bien formado y enseña una vista previa con las preguntas y los tramos.
3. Guardar como borrador lo mete en la lista. Todavía no se puede usar.
4. Con él elegido, Publicar.

El panel Definición, a la derecha, enseña el JSON del cuestionario elegido.

Versiones. Reimportar el mismo identificador no pisa el anterior: crea una versión nueva en borrador. Al publicarla, la que estuviera publicada con ese identificador se retira sola. Las respuestas ya guardadas siguen apuntando a la versión con la que se pasaron.

Retirar deja de ofrecer un cuestionario publicado, sin borrar nada. Borrar solo funciona sobre un borrador: lo que se llegó a publicar alguna vez se conserva, porque hay respuestas que dependen de él.

11.5 Derechos del paciente

En la ficha, pestaña Resumen, la tarjeta Derechos del paciente.

Acceso: entregarle su expediente

Exportar su expediente… genera un PDF con todo lo que la consulta guarda de esa persona: sus datos, su historia clínica, sus casos, todas sus sesiones, sus informes, su material de trabajo, sus cuestionarios y sus facturas. También los consentimientos que haya firmado, incluidos los anteriores.

De un caso de pareja salen las sesiones de los dos y las suyas a solas, pero no las que el otro tuvo a solas, ni sus facturas: que existieron ya es un dato de salud del otro.

Es lo que se le entrega si ejerce el derecho de acceso. Queda anotado en el registro, que es lo que acredita haberlo atendido.

Rectificación

No tiene botón propio: se corrigen sus datos en la ficha, con Editar, y la anotación del registro dice qué campos cambiaron. Eso es la prueba.

Supresión

Suprimir la ficha ejerce el derecho de supresión. No borra: deja de tratarse y se le borra el correo de inmediato, pero la historia clínica se conserva cinco años, que es el mínimo que exige la Ley 41/2002. El plazo se cuenta desde el cierre del último caso —por eso hay que cerrarlos antes—, no desde el día de la supresión.

Tres avisos, que este botón es serio:

• No pide confirmación. Se pulsa y se hace.
• No se puede deshacer desde la aplicación. Una ficha suprimida deja de salir en el listado y ya no admite correcciones.
• Una ficha con casos abiertos no se puede suprimir. Primero se cierran.

Destrucción, pasado el plazo

En Administración › Seguridad y copias, debajo del registro de accesos, sale cuántas fichas suprimidas han cumplido ya sus cinco años. Destruir las caducadas las elimina de verdad: se van los datos identificativos, la historia clínica, los informes, el material de trabajo con su archivo, los cuestionarios y los documentos de sus consentimientos, que son los que llevan dentro su nombre, su DNI y su firma.

De cada consentimiento queda solo el rastro —cuándo se firmó y qué versión—, marcado como «documento destruido»: ya no identifica a nadie y sigue demostrando que se consintió. Las facturas no se van: tienen su propio plazo fiscal.

Una ficha de un caso de pareja espera a la otra persona. Si comparte caso con alguien a quien todavía no le ha vencido el plazo, no se destruye y lo dice: la historia de una terapia de pareja es de los dos, y llevársela porque a uno le venció el plazo se llevaría por delante la del otro.

Tampoco pide confirmación, y esto es irreversible. El deber legal es de conservación mínima, no de archivo perpetuo: pasado el plazo, destruir es lo que toca.

11.6 El registro de accesos

Administración › Seguridad y copias › Ver el registro…

Deja constancia de cada consulta y cada cambio en una historia clínica: cuándo, quién, qué hizo, sobre qué y con qué detalle. Es una obligación legal y solo se puede mirar: un registro que se pudiera editar no demostraría nada.

Se abre con los últimos 30 días puestos. Si buscas algo más antiguo hay que mover la fecha de Desde, o la ventana parecerá vacía. Al lado hay un desplegable para mirar solo un tipo de movimiento —persona, caso, cita, informe, historia clínica, factura, ajustes, copia de seguridad—.

Si el periodo tiene más movimientos de los que caben, lo dice: «Se muestran los N más recientes de M». No es un fallo de la búsqueda; es que hay más.

Comprobar que no se ha tocado, junto a Ver el registro…, repasa el registro entero y dice si cuadra. No hay que usarlo a diario: está para el día que alguien pregunte —una inspección, una reclamación— y haga falta poder contestar «lo acabo de comprobar». Si alguna vez dijera que no cuadra, eso no se arregla desde la aplicación: apunta el día y avisa, porque es justamente lo que el registro sirve para detectar.

11.7 Informes de diagnóstico

Administración › Diagnóstico es el registro de fallos técnicos que la aplicación recoge sola: una copia que no se pudo hacer, Google que no responde, un error inesperado. En cada arranque se manda un informe con lo nuevo al correo de quien mantiene la aplicación, sin que haya que pulsar nada.

El informe no lleva datos de pacientes: solo el tipo de fallo, la traza técnica y datos del equipo (versión, sistema, espacio en disco).

Desde esa pestaña se puede:

• Desactivar el envío automático con el interruptor de arriba.
• Enviar informe ahora, útil si te pido que me lo mandes al contarme un problema. Necesita Google conectado: el informe sale por correo, y sin cuenta no puede salir. Lo dice en la propia pestaña.
• Ver cada incidencia con su gravedad, su origen, su detalle técnico y el entorno, marcarla como revisada con una nota opcional, y filtrar con Ver solo las que no he revisado.

El registro es permanente: una incidencia no se borra.

11.8 Recuperar el acceso y los datos

Si se olvida la contraseña

En la pantalla de entrada, He olvidado la contraseña. Pide el usuario, el código de recuperación que se imprimió y una contraseña nueva. El código se puede escribir con guiones o sin ellos, y da igual mayúsculas o minúsculas.

Sin ese código no hay ninguna otra vía. No existe un «te enviamos un correo»: si lo hubiera, quien entrara en el correo entraría en las historias clínicas.

Si estaba activada la verificación en dos pasos, al recuperar el acceso así se apaga: hay que volver a configurarla.

En un ordenador nuevo

Al abrir Bitácora por primera vez, en vez de crear la consulta:

• Buscar en Drive… — pide el archivo de credenciales de Google, abre el navegador, lista las copias que haya en Drive y se elige una. Trae también los documentos adjuntos.
• Desde una carpeta… — se apunta a la carpeta copias copiada entera (la del USB). Reconstruye la base y los documentos.
• Desde un archivo… — si solo se tiene el .zip. Recupera la consulta pero sin los documentos adjuntos; avisa de cuántos faltan y se pueden traer luego de Drive.

Después pide la contraseña de siempre, y todo vuelve: pacientes, historias, facturas, y también la conexión con Google, que viaja dentro de la copia.

Solo hacen falta dos cosas: la copia y la contraseña (o el código de la clave de recuperación). Buscar en Drive necesita además el client_secret.json, que no puede ir dentro de la copia: haría falta para bajarla. Quien no lo tenga a mano puede descargar el archivo desde drive.google.com, en la carpeta «Bitácora · copias de seguridad», y restaurarlo como archivo, que no necesita nada más.

Bajarse una copia sin restaurar nada

Administración › Seguridad y copias › Ver las copias en Drive… lista las que hay, con su fecha y su tamaño, y Descargar… deja la elegida en la carpeta que se diga. Sirve para guardarla aparte o para llevársela a otro sitio sin tocar la consulta que está funcionando.

Si los datos están en otra carpeta

En la pantalla de entrada, Usar otra carpeta apunta a otra carpeta de datos. Es para cuando la carpeta se ha movido de sitio, o cuando hay más de una en el mismo ordenador. Si en la carpeta elegida no hay ninguna consulta, ofrece crear una nueva ahí.

11.9 Rectificar una factura

Una factura emitida no se edita: la numeración es correlativa y sin huecos, como pide la norma. Un error se corrige en dos pasos:

1. Arreglar el dato donde vive: el domicilio o el NIF, en la ficha del paciente; la forma de pago, en la Agenda.
2. Seleccionar la factura y pulsar Emitir rectificativa. Se abre una ventana que enseña con qué datos va a salir —nombre, NIF, dirección, forma de pago e importe, releídos de la ficha y de la sesión— y pide la causa. Basta escribirla («faltaba el domicilio del destinatario») y confirmar.

Esa ventana es la que evita repetir el error: si el domicilio sigue sin estar, lo dice ahí y no deja emitir. Y si la factura salió a nombre del miembro equivocado de una pareja, también se cambia ahí a quién se le factura.

La rectificativa sustituye a la factura que corrige. Sale por el mismo importe y en positivo —el servicio se prestó y se cobró; no es un abono—, pero con los datos ya buenos, y lleva impreso a qué factura sustituye, con qué fecha y por qué causa. Va en serie propia (R2026/0001, frente a F2026/0001 de las ordinarias). Desde ese momento es la factura válida de esa sesión y es la que se entrega al paciente.

Si hay que volver a corregir, se rectifica la rectificativa, no la factura de partida: F2026/0006 → R2026/0001 → R2026/0002. La aplicación no deja rectificar dos veces la misma —dejaría dos facturas vivas para una sola sesión— y te dice cuál es la que está vigente. Una factura ya rectificada tampoco se manda por correo.

Al previsualizar, una factura rectificada sale con su marca de SIN EFECTO cruzada.

Cuidado con una cosa: la rectificativa es para corregir un error de la factura. Si el paciente simplemente se ha mudado después de que se le emitiera, esa factura no estaba mal y no hay nada que rectificar; la dirección nueva sale sola en las siguientes.

11.10 La gestoría en Drive

Cuentas › Ingresos › Subir a Drive para la gestoría deja el resumen del mes y cada factura en su PDF en una carpeta de tu Google Drive: Bitácora · Gestoría, con una carpeta por año y dentro una por mes (09 septiembre). Así no hace falta exportar y mandar nada: la gestoría lo encuentra allí.

• Compártela una sola vez, desde Drive: botón derecho sobre Bitácora · Gestoría → Compartir, y escribe la dirección de la gestoría. Nunca con «cualquiera que tenga el enlace»: estos PDF van legibles, no cifrados como las copias.
• Se puede repetir. Si después rectificas una factura de ese mes, vuelve a pulsarlo: la carpeta del mes se sustituye entera por lo que dice la aplicación ahora. La factura rectificada va también, cruzada por «SIN EFECTO».
• Se borra sola. Cada vez que subes, la aplicación borra de Drive los años que ya pasan el plazo de conservación (seis desde que terminó cada año). Confírmalo con tu gestoría.

Antes de usarlo, activa la verificación en dos pasos en tu cuenta de Google: con estos papeles en Drive, esa cuenta pasa a protegerlos.

11.11 Detalles que conviene saber

El tema. En Administración › Tema se elige Claro, Oscuro o Automático. Cambia en cuanto se pulsa y así se queda. Automático es lo de fábrica: sigue al sistema, de modo que si el ordenador se pone oscuro al anochecer, Bitácora también. El tema es de este ordenador, no de la consulta: no viaja con los datos ni con las copias, así que el portátil puede ir en oscuro y el de la mesa en claro.

Una sola Bitácora a la vez. Si la abres cuando ya la tenías abierta, la ventana nueva te lo dice y se cierra sola: así los datos los lleva siempre una sola ventana. La buena es la que ya tenías; búscala en la barra de tareas o en el Dock.

Bloqueo por intentos. Cinco contraseñas fallidas seguidas bloquean el acceso un rato. Es a propósito. Los códigos de verificación fallidos cuentan igual.

Cerrar sesión (al pie de la barra izquierda) devuelve a la pantalla de la contraseña sin cerrar el programa. Es lo que se pulsa al levantarse de la mesa. Al salir del todo, en cambio, la aplicación se toma un momento para guardar la copia del día antes de cerrarse: si ves «Guardando la copia de seguridad antes de cerrar…», déjala terminar.